Ngày nay, trong thời đại phát triển mạnh mẽ của Internet, vấn đề an toàn thông tin của các tổ chức là vấn đề luôn được quan tâm. Do đó, việc trao đổi thông tin với bên ngoài qua Internet là cần thiết cho mọi tổ chức nhưng đồng thời cũng tiềm ẩn những nguy cơ về mất mát dữ liệu và an toàn hệ thống như virus, hacker...
Vấn đề được đặt ra là cần có một hệ thống an toàn trong khi vẫn liên lạc với các hệ thống bên ngoài qua Internet
Giải pháp cho vấn đề này là triển khai một hệ thống mạng intranet. Intranet là mạng nội bộ (LAN: Local Area Network) mà qua đó các thành viên trong mạng có thể trao đổi thông tin trong nhóm làm việc của mình hay rộng hơn nữa là trong nội bộ công ty hay tổ chức một cách an toàn và hiệu quả.
Với hệ thống Intranet (web based intranet), tất cả những gì cần có cho các máy tính trong mạng intranet dó là card mạng, trình duyệt web và kết nối internet (không cần cài đặt cho từng máy con như các sản phẩm phần mềm cho ứng dụng desktop, không đòi hỏi cấu hình phần cứng cao )Thay vì cung cấp thông tin cho hết thảy mọi người, Intranet chỉ mang thông tin đến với những người trong phạm vi công ty bạn, bất kể nó nằm trong một tòa nhà hay rải rác trên một vài thành phố khác nhau.
Intranet hoàn toàn có thể bị cô lập khỏi Internet, hoặc bằng cách ngắt ra, hoặc bị "khóa" bằng một firewall. Firewall chỉ đơn giản là một server đứng chắn giữa intranet và thế giới bên ngoài, theo dõi những thông tin vào/ra intranet. Firewall gây khó khăn cho những kẻ phá rối hay tìm cách ăn cắp những thông tin bí mật.
Với hệ thống intranet hoàn chỉnh, bạn có thể:
Quản lý tài liệu (Document Manager)
Kho lưu văn bản tập trung cho tổ chức của bạn.
Tạo một kho lưu trữ tập trung nơi bạn có thể tổ chức, lưu trữ và chia sẻ thông tin trong toàn bộ tổ chức.
Với một máy tính, một số thao tác thật đơn giản, bạn có thể trao đổi thông tin, giao việc , theo dõi tiến độ công việc hay tiến trình dự án, không bị giới hạn bởi thời gian và không gian địa lý.
Chỉ cần thu thập thông tin nhiều mặt về các hoạt động đang diễn ra trong doanh nghiệp, bạn cần môi trường thông tin phong phú cho đồng nghiệp của mình, Cần theo dõi công việc gửi và nhận báo cáo. Cần quản lý thời gian làm việc của mình và tổ chức sao cho hiệu quả.
Đặc điểm nổi bật
Ghi nhận và tập hợp thông tin toàn bộ hoạt động của các cá nhân trong tổ chức để phục vụ công tác theo dõi, đánh giá, điều hành cho nhà quản lý.
Đảm bảo quản lý thông tin của từng cá nhân và tổ chức cũng hnư hnu cầu chia sẻ thông tin của người dùng. Quản lý thông tin như một nguồn tài nguyên dùng chung, đồng thời đảm bảo tính cá nhân của thông tin.
Quản lý thông tin dựa vào cơ cấu tổ chức, chức danh, chức vụ mà không phụ thuộc vào từng cá nhân cụ thể. Toàn bộ việc phân quyền dựa vào cơ cấu tổ chức, theo đó khi các thành viên của tổ chức này thay đổi vị trí làm việc, chức vụ thì các quyền của cá nhân sẽ được thay đổi tự động theo vị trí mới.
Đảm bảo tính ổn định, tốc độ cho một tổ chức lớn, từ vài chục, đến vài trăm người dùng.
Giao diện thuận tiện, đẹp mắt và cho phép người dùng tự chọn giao diện theo ý thích cá nhân.
Thích hợp cho nhiều loại hình tố chức và doanh nghiệp khác nhau.
Đơn giản hoá tối đa việc quản trị hệ thống, giúp cho các tổ chức và doanh nghiệp có thể khai thác được hệ thống dễ dàng mà không cần chuyên gia về tin học.